La segretaria virtuale, o virtual assistant, è una figura particolarmente diffusa nei Paesi anglofoni. Al contrario di un’impiegata/o, le mansioni di una segretaria virtuale sono tipicamente pagate a prestazione, cioè si pagano i servizi di cui si ha effettivamente usufruito: per esempio a ore o in base alla quantità di lavoro svolto. Un esempio potrebbe essere la mole di telefonate, appuntamenti e mail gestite.

In pratica le classiche funzioni del segretario — gestione di un’agenda, appuntamenti, prenotazioni viaggi, effettuazione di commissioni – vengono svolte a distanza. Ma come si diventa segretaria virtuale? E’ necessario avere una buona organizzazione, capacità di comunicazione e conoscenza lingue straniere. E’ possibile proporre il proprio servizio su piattaforme per free-lance dove i clienti possono facilmente trovare ed conoscere migliaia di professionisti.

E’ importante, vista la vastità del campo, cercare di specializzarsi, sia puntando ad un determinato target di clienti che proponendo una differenziazione sul servizio ad esempio la conoscenza di una lingua come russo e cinese, oppure servizi di contabilità. Anche la segretaria virtuale, come tutte le segretarie, deve possedere velocità, affidabilità, concentrazione, cortesia. Il lavoro molte volte viene svolto presso contact center ma delle volte alcune aziende permettono di lavorare da casa: se si lavora da casa propria serve necessariamente una veloce connessione ad internet.

Chi desidera diventare segretaria virtuale spesso investe un po’ di denaro in corsi di formazione di inglese e di informatica ed internet, per non far rimpiangere al cliente la presenza dell’assistente in sede. Una segretaria virtuale può arrivare a guadagnare tra i 1500 ed i 2000 euro al mese, a seconda del tipo di collaborazione che instaura con i propri clienti, i servizi che offre e la qualità del proprio lavoro. Essendo una libero professionista, tutto dipende dalla qualità e dalla quantità dei contatti che riesce ad avere, e dalla complessità dei servizi che propone alla clientela.